Sebuah teks sambutan yang disampaikan oleh kepala sekolah, umumnya dalam acara formal di lingkungan sekolah, memiliki struktur khas. Biasanya diawali dengan salam pembuka, ucapan terima kasih kepada hadirin, penyampaian inti pesan atau informasi penting, dan diakhiri dengan harapan serta salam penutup. Contohnya, dalam acara penerimaan siswa baru, sambutan kepala sekolah dapat berisi ucapan selamat datang, pengenalan lingkungan sekolah, dan motivasi belajar bagi siswa baru. Atau, dalam acara perpisahan kelas XII, sambutan dapat berisi ucapan selamat dan harapan sukses bagi para lulusan.
Amanat yang disampaikan dalam sambutan kepala sekolah berperan penting dalam membentuk iklim dan budaya sekolah. Sambutan yang efektif dapat menginspirasi, memotivasi, dan memperkuat rasa kebersamaan di antara warga sekolah. Secara historis, pidato atau sambutan kepala sekolah telah menjadi media komunikasi formal yang penting dalam menyampaikan visi, misi, dan program sekolah kepada seluruh stakeholder. Keberadaannya turut membentuk pemahaman dan persepsi publik terhadap sekolah.