Proses digitalisasi dokumen fisik menggunakan perangkat pencetak multifungsi yang memiliki kemampuan pemindaian merupakan hal yang umum dilakukan di berbagai lingkungan, mulai dari rumah tangga hingga perkantoran. Proses ini melibatkan penempatan dokumen pada kaca pemindai, pemilihan pengaturan resolusi dan format file, dan terakhir penyimpanan file digital hasil pemindaian. Contohnya, memindai dokumen penting seperti KTP, ijazah, atau kontrak kerja untuk disimpan dalam bentuk digital yang lebih aman dan mudah diakses.
Kemampuan untuk mengubah dokumen fisik menjadi format digital memberikan sejumlah keuntungan signifikan. Efisiensi penyimpanan meningkat drastis karena dokumen digital memerlukan ruang penyimpanan yang jauh lebih kecil dibandingkan dokumen fisik. Aksesibilitas juga meningkat; dokumen dapat diakses dengan mudah kapan saja dan di mana saja, asalkan terhubung dengan perangkat yang sesuai. Selain itu, proses ini mendukung pelestarian dokumen, mengurangi risiko kerusakan atau kehilangan dokumen fisik akibat faktor usia, bencana alam, atau kerusakan lainnya. Secara historis, perkembangan teknologi pemindaian telah memungkinkan proses digitalisasi yang semakin cepat, akurat, dan mudah dilakukan.